Como preparar a participação em feiras internacionais
Conselhos para maximizar os resultados e experiência de participação em feiras internacionais. Como seleccionar, preparar e fazer follow-up das feiras.
A participação em feiras internacionais é dos meios disponíveis e frequentemente utilizados pelas PME’s nacionais quando decidem abordar os mercados externos de modo a aumentar as vendas e diversificar a estrutura de clientes.
De facto, para além das actividades que qualquer empresa deverá ter ao nível da prospecção comercial a nível internacional no seu dia-a-dia, caso pretenda minimizar a exposição ao mercado interno, a participação nestes eventos reveste-se de especial importância ao nível estratégico, possibilitando a angariação de novos clientes, melhorias ao nível da notoriedade da marca e do facto de concorrer directamente com os melhores “players” a nível mundial.
Tem ainda outras vantagens. Se normalmente, as empresas procuram e abordam potenciais compradores para os seus produtos, raramente disponíveis para reuniões com novos fornecedores, dificultando o sucesso da actividade comercial, em ambiente de feira são estes que nos abordam e visitam o stand, o que demonstra por si algum tipo de interesse no que observa exposto, o que representa uma clara vantagem competitiva para quem vende.
Por outro lado, permitem uma negociação face a face, sempre mais fácil do que a comunicação à distância e que permitem transmitir, da melhor forma possível, confiança e conhecimento, essenciais para a realização dos primeiros negócios com parceiros internacionais.
Apesar da grande evolução no modo de fazer negócios a nível internacional, com o desenvolvimento e grande facilidade no estabelecimento de comunicações à distância, a maior acessibilidade e disponibilidade de voos comerciais para diversos mercados, bem como a abertura gradual de fronteiras económicas, as feiras internacionais continuam a ser um palco privilegiado para a captação de novos clientes e encomendas, funcionando claramente como plataformas de compras para as empresas.
A correcta abordagem e participação neste tipo de eventos deve ser devidamente planificada e de modo antecipado, maximizando os objectivos comerciais, assim como na obtenção de novos contactos e potenciais vendas, que é o objectivo de qualquer participante. As acções de preparação devem ser iniciadas cerca de 10 meses antes da mesmo ocorrer e cumprir um conjunto de etapas:
1 – Selecção da Feira
2 – Preparar a participação
a) Definição de orçamento e objectivos
b) Desenvolvimento do Stand
c) Preparação de estratégia de marketing e comunicação
d) Identificação e contacto com potenciais clientes
3 – Acções pós-feira (follow-up)
a) Agradecimento e contacto com visitantes ao stand
b) Acompanhamento comercial ao longo do tempo
1 – Selecção da Feira
A escolha da feira(s) a participar deve ter em consideração um conjunto alargado de factores, de modo a maximizar a rentabilidade do investimento a realizar. Devem ser tidos em conta aspectos como:
– Qual a notoriedade da feira a nível mundial?
– Onde decorre e de que países costumam vir os visitantes. Estes mercados são interessantes ou tem potencial para os produtos e serviços da empresa?
– Vou fazer a feira com o objectivo de identificar novos clientes, ou manter e melhorar o relacionamento com alguns já existentes e presentes em determinado mercado, de modo a solidificar vendas?
– Qual o número de visitantes que o evento costuma ter? E têm o perfil de cliente-alvo que pretendemos?
– Os meus concorrentes vão estar também presentes? Em que feiras participam?
– Facilidade, ou não, de conseguir entrar como expositor e garantir uma localização favorável (em alguns casos e sectores de actividade, normalmente ligados à moda, existem complexos processos de candidatura, que podem demorar anos até serem favoráveis).
A selecção do evento deverá ter em conta as variáveis acima mencionadas. Porém, as empresas tem actualmente um conjunto de instrumentos disponíveis para o aconselhamento e auxilio na tomada de decisão.
As maiores feiras internacionais tem, em regra, vasta informação disponível nos próprios websites, disponibilizando preços e custos por m2, informação sobre empresas que participaram no evento em edições anteriores, perfil dos visitantes e onde são oriundos.
Adicionalmente, as empresas podem contactar a AICEP para pedirem informações e aconselhamento da melhor solução para cada caso específico.
Outro factor que é importante na escolha do evento passa por perceber se os seus concorrentes costumam ou vão marcar presença em determinada feira. Isto é um excelente indicador de que poderá ter potencial e ser um mercado com abertura para empresas e produtos nacionais.
Por último, poderá consultar um calendário internacional das feiras através da NFeiras (www.nfeiras.com), onde poderá ter uma percepção global da oferta deste tipo de eventos disponíveis.
2 – Preparar a participação
A preparação da feira deverá ser efectuada com uma antecedência mínima de 10 meses. A inscrição no evento é feita, normalmente, entre 6 a 8 meses antes da mesma ocorrer. Quando isto suceder deve ser, de imediato, solicitado à direcção da feira todos os regulamento e meios de funcionamento (caso não estejam disponíveis em website), assim como é que a organização efectua a atribuição e distribuição das localizações dos stands pelos participantes.
a) Definição de orçamento e objectivos
Como em qualquer projecto, a presença num evento internacional deve ser precedida de uma real definição de objectivos. Como anteriormente mencionado, a empresa pretende aumentar o número de clientes ou melhorar o relacionamento com contactos que já tem em determinado mercado? O que pretendemos atingir com a participação neste evento?
´É essencial ter bem definido quanto custará a participação (custo por m2, despesas com electricidade, limpeza, outras despesas como viagens, estadias, despesas de representação, outras possíveis), bem como qual o orçamento que a Administração disponibilizará para a ao nível de promoção e comunicação.
b) Desenvolvimento do Stand
O espaço de exposição deve começar a ser preparado cerca de 6 meses antes do evento, permitindo melhorias e rectificações ao longo do tempo, se necessário.
Após recolha de informação junto da organização de quais as restrições e condições (por exemplo, se podem levar, ou não, estrutura stand própria, que tipo de materiais autorizam para construção e decoração) devem ser contactadas empresas especializadas no desenvolvimento de stands para feiras, habitualmente conhecedoras das especificidades de cada evento. Em Portugal existe já um punhado de empresas com trabalhos de grande qualidade e experiência a nível internacional a este nível.
É importante recordar que, em ambiente de feira, as organizações concorrem lado a lado com alguns dos maiores e melhores concorrentes a nível mundial pelo que a construção de um stand distinto, com boa visibilidade e com um conceito bem definido é essencial para que o evento possa trazer resultados positivos.
c) Preparação de estratégia de marketing e comunicação
Cerca de 6 meses antes do evento devem ser definidas e desenvolvidas as estratégias de marketing e comunicação a utilizar.
Como já foi abordado em artigos anteriores do Blog (ver Marketing-Mix e Segmentação), é fundamental a empresa definir objectivamente as suas opções ao nível da politica e opções de marketing a 4 níveis:
i) Produto – que produtos vou levar, tendo em conta o mercado onde a feira vai decorrer e público-alvo que a costuma visitar? Que tendências utilizam neste mercado? Como adequar a nossa oferta? Como vou conseguir distinguir, de algum modo, para quem passa e visualiza o stand?
ii) Preço – Quais os preços que vou praticar. Qual a política de descontos a aplicar? Que margens vou oferecer caso o cliente-alvo sejam agentes ou comissionistas, predispostos para actuarem em determinado país ou região em nome da nossa empresa?
É fundamental que tudo esteja totalmente definido antes do evento para que não haja perda de credibilidade no momento da negociação.
Será igualmente útil contactar previamente transitários para ter uma melhor noção de qual o custo de transporte, por exemplo, por palete de produto, por kg ou volumetria. Esta informação deve ser para uso interno e para ter toda a informação disponível no evento aquando de reuniões comerciais que possam vir a ocorrer.
iii) Distribuição – A organização deverá definir qual o meio de exportação preferencial, tendo em consideração os produtos existentes, o grau de competitividade que é capaz de apresentar, assim como os recursos internos disponíveis e que possam responder aos desafios a nível internacional (rápida resposta, grande qualidade, entrega nos prazos estipulados, capacidade de inovação e desenvolvimento interno, apresentando novas ideias e desafios, entre outros).
Vai exportar directamente para clientes finais, como retalhistas, com maiores dificuldades na gestão comercial diária, tendo de colaborar em estratégias de promoção e venda no ponto de venda, mas com maiores margens comerciais ou vai recorrer a intermediários (agentes, comissionistas, importadores ou distribuidores).
Nota: em determinados sectores económicos e mercados, dada as suas especificidades, nem existe escolha, isto é, a presença e entrada no País pode sempre exigir a intermediação, por exemplo, sendo inviável a venda directa, excepto através de plataformas de E-commerce.
iv) Comunicação – Que meios de comunicação vou desenvolver para este evento, em particular?
Temos todos os materiais de apoio à venda traduzidos, no mínimo para Inglês? Como vou divulgar antecipadamente a presença na feira para maximizar o número de clientes? Como vou comunicar com as empresas e decisores que realmente me interessam?
d) Identificação e contacto com potenciais clientes
Cerca de 4 meses antes da participação no evento, o departamento comercial da organização deverá começar a preparar uma listagem de potenciais clientes que possam vir a interessar, tendo em conta o país onde a feira se realiza e qual a origem dos seus visitantes, para além do mercado doméstico. Como exemplo, se a feira se realizar na Alemanha, será importante fazer um levantamento de clientes-alvo para os produtos e serviços da empresa neste mercado, bem como os países com os quais este país faz fronteira e que utilizam as feiras aqui existentes como plataformas de compra.
Esta pesquisa poderá ser feita através de diversos meios, que devem ter como objectivo identificar o maior número de contactos possíveis:
Recorrer à AICEP (http://www.portugalglobal.pt/), pedindo listagens de potenciais clientes tendo em conta a sua oferta, recorrer à organização da feira sabendo se tem listagens de anterior visitantes empresariais ao evento e que possam contactar, bem como utilizar a Internet e seus diferentes motores de busca para identificar clientes-alvo para a marca e que a organização está realmente interessada em abordar.
Depois de construída a base de dados, é recomendável que, cerca de 1 mês antes do evento esses potenciais clientes sejam contactados, via email ou telefone (ou mesmo ambos, caso email não funcione) para identificação do decisor ou responsável pelas compras, auscultando igualmente se visitarão a feira que em breve se vai realizar.
Deve, de imediato, ser enviada alguma informação prévia sob a nossa empresa, de modo de primeira apresentação comercial (vídeo, apresentação institucional, catálogo de produtos, outros), assim como disponibilizar a localização do stand para futura visita.
Por último, entre dois a três dias antes do evento, enviar novo email a relembrar a presença e localização (novamente) no espaço, o nosso grande interesse na visita deste contacto.
3 – Acções pós-feira (follow-up)
Mais do que realizar as feiras, grande parte do sucesso, ou não, da participação está relacionada com a concretização de vendas. Assim, o acompanhamento pós-feira deve e tem de ser rápido, esclarecedor e profissional, demonstrando assim que somos um parceiro credível e eficiente para o futuro.
a) Agradecimentos e contacto com visitantes ao stand
Logo após a feira (ou até mesmo no decorrer da mesma, efectuando o follow-up ao final do dia) agradecer a presença e visita no stand. Neste momento devemos disponibilizar toda a informação requisitada (preços, catálogos, amostras, condições de venda e/ou produção, entre outros). A acompanhar esta informação deve igualmente ser enviada a apresentação institucional (Company ou Brand Profile) de modo a elevar a nossa imagem, caso ainda não a tivessem recebido. É fundamental que esta resposta seja enviada, no máximo, até 2 ou 3 dias após o fim do evento.
Após a nossa resposta, dever-se-á aguardar uma semana e voltar a contactar o potencial cliente para saber o que achou da informação que foi anteriormente disponibilizada.
É igualmente relevante que, por cada visita ao stand, seja anotado (em papel ou computador) toda a informação sobre o contacto para futura análise: comentários realizados, aspectos discutidos, o que mais apreciou, etc, permitindo uma melhor acção comercial ao longo dos meses seguintes.
b) Acompanhamento comercial ao longo do tempo
Raramente ocorrem vendas imediatas, logo após a realização das feiras (principalmente nas primeiras, onde a marca é desconhecida a nível externo) pelo que será mais provável que venham a correr após algum tempo de acompanhamento comercial.
Deste modo, é importante fazer o “follow-up” ao longo dos meses dos potenciais clientes identificados nas feiras e das “conversas” e “informações” que foram sendo trocadas, mantendo um contacto regular (no mínimo trimestral), seja para informar de uma nova oferta, colecção ou nível de preços, bem como acções (feiras ou visitas comerciais) que possam vir a realizar no mercado do nosso contacto e que possam, eventualmente, originar uma visita comercial. É sempre importante relembrar que apesar dos negócios serem efectuados entre empresas, o contacto é quase sempre pessoal, onde poderemos fazer a diferença,
Como nota final, gostaria de alertar que a presença em feiras e eventos internacionais deve sempre ser encarado como um projecto a médio prazo, sendo difícil a obtenção de resultados concretos e fiáveis no curto prazo.
É frequente que as empresas, no seu processo normal de aprendizagem, cometam erros aquando das primeiras participações. Adicionalmente e como anteriormente referido, será um novo participante, desconhecido a nível externo, pelo que terá de percorrer o seu caminho e demonstrar que a aposta em a nível internacional é consistente, não uma mera aventura esporádica. Por último, referir que devemos estar preparados para o facto de a concorrência ser muito maior a nível internacional, pois para além das empresas que actuam em Portugal e que possam estar presentes, vai contar com todos os concorrentes a nível mundial no nosso sector ou segmento de mercado.
Deste modo, apenas com um projecto coerente e com objectivos a prazo é que é possível a obtenção de resultados a nível internacional, permitindo o crescimento da organização e minimizando os riscos de exposição ao mercado Português.
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